個人情報取扱規則

小金井市立小金井第二小学校PTA個人情報取扱規則

第1条（目的）

本個人情報取扱規則（以下「本規則」という。）は、小金井市立小金井第二小学校PTA（以下「本会」という。）が取得・保有する個人情報の適正な取り扱いに関する基本的事項を定める。本規則により事業の円滑な運営を図るとともに、個人情報の適正な収集・利用・管理を図り、もってプライバシーの保護を実現する事を目的とする。

第2条（指針）

本会は個人情報保護に関する法令等を遵守するとともに、個人情報保護法に則って運用管理を行い、実施するあらゆる事業を通じて個人情報の保護に努めるものとする。

第3条（周知）

本会において取得・保持する個人情報の取扱方法については、PTAホームページまたは広報資料等など適切な方法により会員に周知する。

第4条（定義）

本規則における用語の定義は、次の各号に定めるところによる。 

(1)　個人情報

生存する個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述又は個人別に付された番号、記号その他の符号により当該個人を識別できるもの（当該情報のみでは識別できないが、他の情報と容易に照合することができ、それにより当該個人を識別できることとなるものを含む。）をいう。

(2)　保有個人情報

本会が開示、訂正、追加、削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止を行うことのできる権限を有する個人データであって、その存否が明らかになることにより、本人又は第三者の生命、身体又は財産に危害が及ぶおそれがあるもの、又は違法若しくは不当な行為を助長し、又は誘発するおそれがあるもの以外をいう。

(3)　本人

前項の個人に関する情報により識別可能となる特定の個人または未成年者個人の保護者をいう。

(4)　本部委員

本会の本部組織を構成する者をいう。

(5)　会員

本会を構成する者（本部委員を含む）をいう。

第5条（管理者）

１．本会における個人情報保護管理者は、本会会長とする。

２．個人情報保護管理者は、本会における個人情報の収集、利用、管理および保存ならびに開示および訂正の請求に対し、適正に処理する責務を負う。なお本会会長は、個人情報の適正管理に必要な措置の一部を各事業を分掌する本部委員に委任することができる。

第6条（取扱者）

本会における個人情報データベース取扱者は、本部委員とする。

第7条（利用）

本会では個人情報を次の目的のために利用する。

(1)　本会の会費請求、および、管理業務等に関する連絡

(2)　本会の事業に関する文書等の送付

(3)　本会の会員名簿等の作成

(4)　本部委員選出等の推薦活動

(5)　本会事業に伴う名簿等の作成

(6)　ホームページや広報紙への掲載

(7)　問い合せまたは依頼等への対応

(8)　その他、事前にお知らせし同意を頂いた目的の場合

なお本会は、個人情報を取り扱う事業ごとに事前に、収集する個人情報の種類、利用目的、利用・提供方法等を定める「個人情報取扱業務概要説明書」を作成することができる。

第8条（個人情報の利用の制限）

本会は、収集した個人情報を事前に定めた目的以外に利用しない。ただし次の各号のいずれかに該当するときはこの限りではない。

(1)　法令に基づく場合

(2)　人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき

(3)　公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき

(4)　国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要があり、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき

第9条（個人情報の取得）

１．本会が取り扱う個人情報を収集するときは、あらかじめその個人情報の利用目的を決め本人に明示の上、同意を得ることとする。

(1)　氏名

(2)　電話番号

(3)　メールアドレス

(4)　銀行口座情報

(5)  PTA理事・委員（旧役員含む）・会員の履歴

(6)　その他必要とするもので同意を得た事項

2. 前項の規定にかかわらず、要配慮個人情報等を収集する場合は、あらかじめ別途本人の同意を得るものとする。

第10条（管理と保管）

１．個人情報保護管理者は、個人情報の安全確保および正確性の維持のため、次の号に掲げる事項について適正な措置を講じなければならない。

(1)　紛失、破損その他の事故防止

(2)　改ざんおよび漏洩の防止

(3)　個人情報の正確性および最新性の維持

(4)　不要となった個人情報のすみやかな廃棄または消去

２．本会は、個人情報の取扱いの全部又は一部を本会以外の者に委託するときは、原則として委託契約において、個人データの安全管理について受託者が講ずべき措置を明らかにし、受託者に対する必要かつ適切な監督を行うものとする。

第11条（保管及び持ち出し等）

個人情報データベース・個人データを取り扱う電子機器等については、次の号に掲げる事項について適正な措置を講じなければならない。

(1)　電子機器等のＯＳを最新状態に保つ。

(2)　電子機器等にセキュリティソフトを導入し最新状態に保つ。

(3)　個人情報データベース・個人データにはパスワードを設定し管理をする。

(4)　個人情報データベース・個人データへのアクセス権は、個人情報の取り扱い権限に応じた管理をする。

(5)　個人情報データベース・個人データの持ち出し、電子メール添付時などには、パスワードを設定するなど適切な管理をする

第12条（第三者提供の制限）

１．本会は、次に挙げる場合を除き、あらかじめ本人の同意を得ないで、個人データを第三者に提供してはならない。

(1)　法令に基づく場合

(2)　人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき

(3)　公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき

(4)　国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要があり、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき

２．次に掲げる場合において、当該個人情報の提供を受ける者は、前項の規定の適用については、第三者に該当しないものとする。

(1)　本会が利用目的の達成に必要な範囲内において個人情報の取扱いの全部又は一部を委託する場合

(2)　個人情報を特定の者との間で共同して利用する場合であって、その旨並びに共同して利用される個人情報の項目、共同して利用する者の範囲、利用する者の利用目的及び当該個人情報の管理について責任を有する者の氏名又は名称についてあらかじめ本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置いているとき

３．本会は、前項第2号に規定する利用する者の利用目的又は個人情報の管理について責任を有する者の氏名又は名称を変更する場合は、変更する内容について、あらかじめ本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置くものとする。

第13条（第三者へ提供に係る記録の作成等）

個人情報を第三者（第12条第1号から第4号の場合及び都道府県、区市町村などの行政機関を除く）に提供したときは、次の項目について記録を作成し保存する。

(1)　第三者の氏名

(2)　提供日付

(3)　提供対象者の氏名

(4)　提供情報の項目

(5)　提供対象者の同意を得ている旨

第14条（第三者提供を受ける際の確認等）

個人情報を第三者（第12条第1号から第4号の場合及び都道府県、区市町村などの行政機関を除く）から提供を受けたときは、次の項目について記録を作成し保存する。

(1)　第三者の氏名/住所

(2)　第三者が個人情報を取得した経緯

(3)　提供対象者の氏名

(4)　提供情報の項目

(5)　提供対象者の同意を得ている旨（事業者でない個人から提供を受ける場合は記録不要とする。）

第15条（秘密保持義務）

個人情報データベースの管理者・取扱者は、職務上知ることができた個人情報をみだりに他人に知らせ、または不当な目的に使用してはならない。その職を退いた後も同様とする。

第16条（情報開示等）

本会は、本人から当該本人に係る保有個人情報について、書面または口頭により、その開示（当該本人が識別される個人情報を保有していないときにその旨を知らせることを含む。以下同じ。）の申し出があったときは、身分証明書等により本人であることを確認の上、開示をするものとする。ただし、開示することにより次の各号のいずれかに該当する場合は、その全部又は一部を開示しないことができる。

(1)　本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合

(2)　本会の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合

(3)　他の法令に違反することとなる場合

第17条（個人情報の訂正または削除請求）

１．本会は、保有個人情報の開示を受けた者から、書面または口頭により、個人情報の訂正、追加、削除または利用停止の申出があったときは、利用目的の達成に必要な範囲内において遅滞なく調査を行い、その結果を申出をした者に対し、書面により通知するものとする。

２．本会は、前項の通知を受けた者から、再度申出があったときは、前項と同様の処理を行うものとする。

３．名簿等として既に配布しているものについての個人情報の訂正、追加、削除または利用停止を行う場合は、訂正、追加、削除の連絡をすることでこれにかえる。

（１）顧　問　　１名（校長）

（２）会　長　　１名（保護者）

（３）副会長　 ２名（副校長、および、保護者）

（３）書　記　　１～２名

（４）会　計　　２名

（５）安　全　　３～４名

（６）広　報　　１～２名

（７）イベント　 １～２名

（８）校　外　　３～４名

（９）ボランティアサポート　１～２名

（１０）ＰＴＡ改革　１～２名

第18条（漏えい時等の対応）

１．本規程に違反する事実または違反するおそれがあることを発見した会員は、その旨を個人情報保護管理者に報告するものとする。

２．個人情報保護管理者は、前項による報告内容を調査し、違反の事実が判明した場合には遅滞なく本会に報告するとともに関係部門に適切な措置をとるよう指示するものとする。

第19条（苦情の処理）

本会は、個人情報の取扱いに関する苦情の適切かつ迅速な処理に努めなければならない。なお苦情対応の責任者は本会会長とする。

第20条（確認）

個人情報保護管理者は、本会本部委員、その他個人情報を取り扱う従業者に対して、定期的に、個人情報の取り扱いに関する留意事項について確認を実施するものとする。

第21条（改定）

本規則は、法令の改正または実務上の不備が発生した場合には、本会運営委員会で協議・検討し、改定することができる。本規則を改定した場合は、第3条に定める周知の方法をもって会員へ周知するものとする。

附則

本取扱規則は、２０２４年１１月１５日より施行する。